サイボウズOfficeというクラウドツールと、チャットワークというチャットサービスを活用した業務改善事例をご紹介します。
＜お客様の情報＞
業種：電気設備工事業
従業員数：1～10名
導入経緯：
社長が営業から工事、請求書の作成までを実施しており、多忙のため以下のような問題が生じていました。
①商談中の話を計画的に進められていない
②社長と従業員が相互に何をしているか分からず連携した顧客対応ができておらず、指示したことも実施されていない
③請求漏れが発生していた
④kintoneを契約していたものの、アプリ開発機能を上手に使えていない
これらの問題解決策として、スケジュールを中心に社内での情報を簡単に共有できるようにするため、サイボウズOfficeの導入をご提案し、
kintoneで実施していた社内日報などもサイボウズOfficeへ統合することとなりました。
＜支援内容＞
①業務フローの見直しとサイボウズOffce導入のための計画作成
②サイボウズOfficeへのカレンダー登録方法を統一化
③案件管理登録のルール決め
④顧客情報登録
⑤kintoneからサイボウズOfficeへのデータ移行
⑥請求書作成時の業務フロー見直し
⑦チャットワークの導入支援
＜改善効果＞
スケジュール共有化により、お互いの動きが分かるようになり、社長からの指示も的確になり、社員も理解しやすくなりました。
顧客ごとの情報が整理され、過去のスケジュール・日報を見ながら、商談の準備をできるようになりました。
請求時に工事完了スケジュールを確認するようにし、請求漏れの心配がなくなりました。
さらに社長のスケジュール分析を行い、社長でなくてもできる仕事を他の方に分担して頂き、社長の時間を空けることで売上増加や次の経営戦略を考えることができ、業績も改善し始めました。
（画像はサイボウズOfficeHPより）
また、指示をチャットワークですることで、従業員も指示内容を理解した上で業務を実施できるようになり、組織風土が改善されました。
（chatwork製品説明資料より）
＜まとめ＞
多忙な中で営業から現場作業、請求書作成までを社長様が実施されていたので、業務分担をどうやって進めていくかがポイントとなる事例でした。
kintoneも素晴らしいソフトですが、他のITツールとのAPI連携を行うことや複雑な工程管理などが不要の場合には、サイボウズOfficeの方が情報整理から情報共有がしやすいと思います。
会社の課題に適したITツールを選択することが、大切と感じさせられました。
今では社長様もサイボウズOfficeを積極的に活用されておりますので、さらなる業務効率化や重要指標の管理への活用も可能と思います。
別のブログで近日中にkintoneを活用した改善事例もご紹介する予定です。
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