弊社では、会計ツールに限らず業務を効率化するための様々なITツールを導入して、クライアントにも導入支援をしています。

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ここでは5,000人規模の組織から、50人の中小組織、そして現在の10数名の組織を経験し、様々な会社が利用しているITツールを見てきた弊社会計士がおすすめすのITツールをご紹介します。

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ご紹介するものは、ほとんどが初期導入費用無料で月額利用料も１人あたり300円～500円程度と低コストです。とりあえずというスタンスでも試してみてはいかがでしょうか。

​一人・少人数の組織の方へのおすすめ

名刺管理ソフト

人と会う度に増えていく名刺。それをファイルにとじていっても、いざ必要な時には探すのが大変。それを解消するのが名刺管理ソフトです。スマホで名刺を撮影するだけで自動登録され、メモ機能、グループ管理やタグ管理機能を利用すれば、どの会合やグループで名刺交換したものかが一目瞭然です。

個人で利用する分には無料でも使えます。

チャットツール

今やLINEなどのチャットツールなしでの生活は考えられないという方も多いと思います。そういったチャットのオフィスバージョンがあります。

朝日会計では、チャットなしの仕事は考えられません。

スマホからでもPCからでも同じ情報・ファイルのやり取りが簡単にできますので、テレワークの推進にも効果的です。社内のコミュニケーションや、取引先・パートナーとのコミュニケーションに利用するだけで、情報共有が進み、社員が自立していきます。

クラウドストレージ

インターネット上にファイル保存・共有できるサービスです。インターネットに接続できる環境さえあればどこでも仕事ができるようになります。

朝日会計ではもともと他社の専門家との連携のために一部で利用していた程度でしたが、新型コロナウィルスをきっかけに、クラウドサーバーを全面的に導入し、在宅勤務をしやすくしています。また、今までサーバーの調子によって、作業がストップしていたことがありましたが、クラウドストレージ導入でそのような時間のロスがなくなりました。

弊社のお客様でも、営業担当の方がiPadを持ち歩き、過去の見積データを参照したり、納期を確認したりするのに役立てていらっしゃいます。

今では、Dropbox、Googleドライブ、Oneドライブ、Boxといった多くのサービスがあります。機能にあまり差はありませんが、セキュリティや容量、料金体系にはそれぞれ特徴があります。写真や動画を多く保存するのであれば大容量や容量無制限のサービスを選択するのがおすすめです。

​組織的に仕事をする方へのおすすめ

グループウェア

グループウェアには色々な機能がありますが、よく使われている機能としては、各社員のスケジュール管理機能があります。誰がいつどこの得意先へ訪問したか、又は訪問予定かがわかります。担当者以外が取引先から電話を受けても、スケジュールをみて日程調整も円滑にできるようになり、日程調整のストレスが解消できます。

電話メモ機能の受電メッセージを伝える機能や、社内の承認をペーパーレスにするための承認機能、顧客管理機能など便利なサービスもついていて、バックオフィスの生産性が上がります。

一般的にはサイボウズOfficeやG suiteがおすすめです。

電子契約

税理士という立場上、印紙税についてのご相談をよく受けますが、電子契約なら「印紙が必要か否か？いくらにすれば良いのか？」を考えることから解放されます。

さらに、契約書の捺印の手間も省略できます。例えば、弊社では従来①契約書を製本し、②社内で捺印を行い、③捺印漏れがないように付箋を添付し、④送付状と返信用封筒をつけてクライアントへ郵送し、⑤返却されてきたものについてスキャンし、データでも保存するといった流れで契約を行っていました。

しかしクラウドサイン（電子契約の一つ）を利用している現在では、契約書を作成し、相互に確認できた段階で、①契約書をPDFに保存し、②クラウドサインに読み込ませ、③クライアントのメールアドレスを入力し、送信するだけで完了。従来のやり方でトータル1時間ほどかけていた作業が10分ほどに縮小できました。

クラウド会計といった経理業務に関するツール

朝日会計では、2017年よりIT導入補助金を活用し、自社でマネーフォワードクラウドシリーズを活用し始めるとともに、お客様へもクラウド会計・請求書・勤怠管理システム、クラウド型POSレジ（Airレジ）の導入支援を行っています。

「クラウド会計を利用して、経理業務の効率化を行いましょう！」といったインターネット広告をよく見かけますが、クラウド会計を導入するだけでは、経理業務全体の効率はあまり上がりません。

経理業務全体を見直し、時には全社の業務フローを見直すことでクラウド会計の効果は発揮されます。

経理業務の効率化を希望される場合は、ぜひ専門家へのご相談をおすすめします。

上記でご紹介したツールは、どういった業種であってもとりあえずお試しで導入するのに便利なものです。ただし、製造業の工程管理・原価計算や、サービス業の顧客管理・工数管理・日報管理などに関連する複数の課題をITで改善する場合には以下を考える必要があります。

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・組織全体の課題のなかで、最重要課題は何か？

・最重要課題に対して、改善する手法がITツールの導入なのか？

・目の前の問題だけを解決するためにITツールの導入を決めていないか？後々他の課題を解決したいと思ったときに、結局ツールをすべて入れ替えることにならないか？

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ITツールを決める際には、必ず経営上の最重要課題を考えながら導入しないと、結局利益改善につながりにくくなります。限られた予算の中でどこに経営資源を集中するか見極めてから導入しましょう。

​客観的な視点から診断・助言が必要な際には、朝日会計にお手伝いさせていただければ幸いです。